Sự đảo chiều liên tục trên TTCK kể từ giữa tháng 3/2007 cùng các quyết định giao dịch chịu nhiều tác động tâm lý của nhà đầu tư trước bạt ngàn thông tin trái chiều được phát đi từ các kênh chính thống và không chính thống thực sự trở thành áp lực khách quan buộc CTNY quan tâm nhiều hơn tới nghĩa vụ cung cấp “đầu vào” cho quá trình ra quyết định của cổ đông và thị trường. Bên cạnh nhiều buổi giao lưu, các hình thức hỏi và ghi nhận ý kiến cổ đông, nhà đầu tư, thì một chức năng hoạt động mới đã xuất hiện tại các CTNY, đó là bộ phận Quan hệ nhà đầu tư (Investor Relation - IR).
IR khác truyền thông
Thực ra, không đợi tới khi trở thành CTNY hay phải đối mặt với sức ép từ thị trường các doanh nghiệp mới khởi động chức năng này. Vô thức hay chủ ý, công việc quan hệ với nhà đầu tư và các đối tác vẫn diễn ra trong vận hành kinh doanh hàng ngày. Một nhân viên bán hàng, một khách hàng, một nhà cung cấp hay bất kỳ một cá nhân, tổ chức nào cũng đều có thể trở thành cổ đông hoặc nhà đầu tư vào doanh nghiệp. Bởi vậy, mỗi khi tương tác với các đối tượng này cũng chính là lúc doanh nghiệp đang thực hiện chức năng IR.
Do quá trình truyền thông, đối nội hay đối ngoại, chiếm tỷ trọng cao trong công tác IR, bóng dáng của công tác này thường hay thấp thoáng trong các hoạt động marketing, quảng bá hình ảnh, xây dựng thương hiệu và quan hệ công chúng (Public Relations - PR). Từ đó dẫn tới những điểm chưa rõ ràng trong cách thức thực hiện IR - một chức năng đang ngày càng có vị thế và được chú ý hơn trong hệ thống vận hành kinh doanh tại CTNY.
Thiếu định nghĩa công việc rõ ràng, bộ phận IR sau khi thành lập rất dễ rơi vào cảnh “chắt rượu cũ sang bình mới”. Phương thức giao tiếp với cổ đông và công chúng đầu tư tiếp tục là sự lặp lại những biện pháp truyền thống. IR thuần túy thực hiện quy trình truyền thông cổ điển. Bộ phận IR làm đầu mối phát đi các thông điệp từ doanh nghiệp, từ ban lãnh đạo tới đội ngũ nhân sự và công chúng. Việc ghi nhận và tập hợp các phản hồi rất khó khăn, nhiều khi tắc nghẽn. Trước yêu cầu thông tin của thị trường, IR tiếp nhận và chuyển tới ban lãnh đạo và/hoặc bộ phận chức năng để giải quyết. Cách này mang tính thụ động cao. Đồng thời, nỗ lực đáp ứng thông tin cho công chúng vô tình có thể trở thành áp lực đối với bộ máy vận hành và quản trị doanh nghiệp.
Khi thông tin liên quan tới doanh nghiệp tạo ra tác động tâm lý gây biến động giá cổ phiếu, dù chỉ một vài ngàn đồng, thì giá trị thị trường của một CTNY có thể tăng lên hoặc giảm xuống hàng tỷ đồng chỉ trong một ngày. Một con số không hề nhỏ nếu so với doanh số mà doanh nghiệp tạo ra trong ngày. Điều này cho thấy giá trị của hoạt động IR.
Nhiệm vụ mới
Nhiệm vụ IR về cơ bản chia thành hai phần: truyền thông và chăm sóc. Quá trình truyền thông được thực hiện với cả hai chiều gửi và nhận. Bộ phận IR nỗ lực gửi đi kịp thời thông tin chứa nội dung đầy đủ và chuẩn xác về hoạt động kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp. Các thông điệp phát ra đảm bảo tiêu chí trọng yếu, trung thực và công bằng. Ở chiều ngược lại, phản hồi từ các đối tượng tiếp nhận thông tin được tập hợp và ghi nhận càng nhiều càng tốt. Các dữ liệu này là cơ sở để doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu thông tin của công chúng. Từ đó, doanh nghiệp, với đầu mối là bộ phận IR, triển khai các công việc chuẩn bị bên trong và tiếp tục cung cấp thông tin đáp ứng. Đây là phần việc tối thiểu mà chức năng IR phải hoàn thành.
Cùng với quá trình truyền thông tích cực, chỉ khi chăm sóc tốt mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà đầu tư, bộ phận IR mới hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ của mình. Với mỗi thông điệp gửi ra thị trường, IR cần nắm rõ mức độ thỏa mãn trong từng nhóm đối tượng tiếp nhận, xác định nhu cầu bổ sung, làm rõ thông tin và tác động của thông tin tới cảm xúc và nhận định của nhà đầu tư với doanh nghiệp. Phản hồi được IR ghi nhận, trước khi chuyển tới ban lãnh đạo và các bộ phận chức năng sẽ qua các bước xử lý và sàng lọc. IR không đơn giản chuyển toàn bộ yêu cầu từ công chúng đầu tư tới nguồn cung cấp thông tin, bởi cách làm này có thể tạo nên sức ép với hoạt động quản trị doanh nghiệp. Ngược lại, IR chủ động đề xuất loại thông tin cần công bố và hỗ trợ ban lãnh đạo điều phối công tác chuẩn bị tại từng bộ phận chuyên môn. Thời điểm và tần suất công bố, lặp lại thông tin cũng được IR tính toán hướng tới hiệu ứng tác động tốt nhất cho doanh nghiệp.
Tóm lại, công tác IR không dừng lại ở tổ chức các sự kiện, đưa thông tin về doanh nghiệp trên các kênh truyền thông đại chúng, mà đòi hỏi một quá trình tương tác liên tục, tích cực và chủ động. Ngày nay, với sự phát triển của Internet, doanh nghiệp có thêm phương tiện mới để triển khai hoạt động IR hiệu quả với chi phí hợp lý.