Trả lời:
Nếu Điều lệ công ty có quy định về việc thông qua quyết định chia tách, sáp nhập, công ty bạn có thể tiến hành theo thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của ĐHCĐ. HĐQT có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của ĐHCĐ bất cứ lúc nào, nếu xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty. HĐQT phải chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo quyết định của ĐHCĐ và các tài liệu giải trình dự thảo quyết định. Phiếu lấy ý kiến kèm theo dự thảo quyết định và tài liệu giải trình phải được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của từng cổ đông.
Khoản 5, Điều 105 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định: “HĐQT kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty”. Trường hợp công ty bạn tổng hợp kết quả lấy ý kiến cổ đông (việc kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu) mà không có sự chứng kiến của cổ đông không nắm chức vụ quản lý công ty hay không có sự tham gia của Ban kiểm soát là trái với quy định nêu trên.
Việc kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu mà không có sự chứng kiến của cổ đông không nắm chức vụ quản lý công ty hay không có sự tham gia của Ban kiểm soát là trái với quy định của pháp luật về thủ tục kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu. Trong trường hợp này, cổ đông của công ty có quyền yêu cầu hủy bỏ quyết định của ĐHCĐ trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến ĐHCĐ, cổ đông có quyền yêu cầu Toà án hoặc Trọng tài xem xét, huỷ bỏ quyết định của ĐHCĐ khi thấy trình tự, thủ tục ra quyết định và nội dung quyết định vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.
LS. Nguyễn Vĩnh Ban và Phạm Công Hải, Công ty Luật hợp danh Luật Việt